Was für ein Typ sind Sie? Sind Sie eher ordentlich und haben für alles einen festen Platz? Oder sind Sie eher der Chaot? Seit der Erfolgsserie “Aufräumen” von und mit Marie Kondo, ist das Thema Ordnung fast schon wieder sexy und ich ertappe mich – ich bin übrigens eher der chaotische Typ – regelmäßig dabei, wie ich meinen Blick über den Schreibtisch wandern lasse, tief durchatme und mir sage: “Jetzt aber!”

Das kennen Sie? Dann kennen Sie sicher auch die Schwierigkeiten bei der Umsetzung dieses Vorhabens. Das Thema “Aufräumen” stellt einen einfach vor große Probleme und oft weiß man nicht wie und wo man beginnen sollte. Das gefühlte Verplempern von Zeit und die Gefahr sich in Papierbergen und Details zu verlieren, sind noch zusätzliche Aspekte, die einen schnell von dem Vorhaben abbringen. Und so gelangt das Projekt “Clean Desk” schnell in die Prokrastination-Schublade, wo es dann für lange, lange Zeit bleibt.
Dabei sollte es im ureigenen Interesse sein, den Schreibtisch ordentlich zu halten, denn die Nachteile der Unordnung am Arbeitsplatz wiegen schwer und sie kann sich negativ auf Ihre berufliche Leistung und damit sogar auf Ihre Laufbahn auswirken.

Ein ganz konkreter Nachteil ist die Verschwendung von kostbarer Arbeitszeit. Es liegt auf der Hand: Die Suche nach Unterlagen oder wichtigen Aufzeichnungen dauert an einem chaotischen, mit Papierstapeln garnierten Arbeitsplatz deutlich länger, als an einem gut strukturierten. Die Zeit, die Sie mit Suchen verbringen, können Sie nicht für Ihre eigentlichen Kernaufgaben verwenden. Darunter leidet Ihre Effektivität und Ihre Effizienz und die Unordnung wird schnell zur Erfolgsbremse.

Wie wollen Sie schnell auf Anfragen reagieren, wenn Sie erst zwischen veralteten Arbeitsmaterialien, privaten Urlaubsgrußkarten, Müsliriegelverpackungen und dem Locher nach aktuellen Unterlagen suchen müssen? Wie soll sich eine Kollegin einen Überblick über Ihre aktuelle Arbeit verschaffen, wenn Sie beispielsweise kurzfristig ausfallen? Selbst eine geordnete Übergabe an eine Urlaubsvertretung wird problematisch und unter Umständen auch ein wenig peinlich.

Denn dann kann es schnell ans Tageslicht kommen, dass die suggerierte Geschäftigkeit eigentlich auf jemanden hinweist, der seine Arbeit nicht im Griff hat. Der unordentliche Schreibtisch macht dann einfach nur noch einen unprofessionellen Eindruck. Und bedenken Sie auch, falls in Ihrem Unternehmen ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001 implementiert ist, dass Ihre Stelle von Dritten einfach und schnell eingenommen werden können sollte. Dass die Prozesse Ihres Unternehmens durch Ihre Unordnung gestört werden, wäre der Worst-Case.

Vernachlässigen Sie nicht die Auswirkungen, die ein unaufgeräumter Schreibtisch auf Sie und Ihre Psyche haben kann. Wie fühlen Sie sich wohl, wenn Sie morgens das Büro betreten, Ihnen das Chaos freundlich zuwinkt und Sie schon zu diesem Zeitpunkt merken, dass Sie heute kein Land mehr sehen werden? Richtig! Sie fühlen sich demotiviert. Und auch Ihre Arbeitserfolge und Achievements, die so wichtig für Ihre Motivation und Ihre Zufriedenheit sind, bleiben auf einem unordentlichen Schreibtisch verschüttet.

Nachdem Ihnen jetzt die vielen Nachteile eines chaotischen Arbeitsplatzes vor Augen geführt worden sind, brennen Sie sicher darauf, Ordnung zu schaffen.

CONFABS ist ja vor allem Ihr Partner, wenn es um die Rekrutierung von IT-Fachkräften aus dem Ausland geht. Mit unserer Expertise und Erfahrung können wir Sie bei der Suche nach Experten für Ihr Team effektiv unterstützen und Ihnen helfen, Ihre Ressourcen für Ihre eigentlichen Aufgaben einzusetzen. Diese freigewordenen Ressourcen könnten Sie beispielsweise für das Aufräumen Ihres Schreibtisches einsetzen.

Möchten Sie ein paar Vorschläge hören, wie Sie vorgehen könnten? Bringen Sie sich für das Aufräumen zuerst in eine gute Stimmung. Vielleicht kommen Sie sogar an einem Wochenende ins Büro, wenn Sie Ihre Ruhe haben und nicht ständig gestört werden. Oder Sie bleiben unter der Woche an einem Tag länger. Legen Sie doch gute Musik auf, die Sie beschwingt und Ihre Laune hebt. Nach Feierabend ist vielleicht auch ein schönes Glas Wein oder ein kühles Bier drin.

Dann versuchen Sie es mal mit einem Perspektivwechsel. Sie sind womöglich schon etwas blind für die apokalyptische Situation Ihres Schreibtischs. Verlassen Sie Ihr Büro, atmen einmal durch und betreten dann Ihr Büro erneut als Besucher. Vielleicht fallen Ihnen jetzt die Papierstapel, die unsortierten Sortierfächer und die Unordnung im Aktenschrank hinter dem Schreibtisch auf. So nehmen Sie Ihre Besucher war. Das ist sicherlich nicht der professionelle Eindruck, den Sie vermitteln wollen.

Also ran ans Werk! Wenn man die Methode der Eingangs erwähnten Marie Kondo auf Ihren Schreibtisch anwendet, bedeutet es, dass Sie erstmal Ihren Schreibtisch komplett leer räumen. Alles muss runter! Dann putzen Sie ihn gründlich.

Nachdem der Tisch poliert ist, widmen Sie sich Ihren Unterlagen. Nehmen Sie alles nacheinander in die Hand und überlegen Sie, ob Sie die jeweilige Unterlage noch benötigen. Wenn nicht, dann schmeißen Sie sie weg. Falls Sie sie doch noch brauchen und es sich um noch unerledigte Aufgaben handelt, gehören die Unterlagen auf den Schreibtisch. Was Sie schon erledigt haben, aber abgelegt und archiviert werden muss, sollten Sie dann auch ablegen und archivieren – diese Unterlagen haben auf Ihrem Schreibtisch nichts mehr zu suchen.

Falls Sie sich unsicher sind, ob Sie etwas noch brauchen, können Sie mal das „Wegwerfen auf Probe“ versuchen. Nehmen Sie sich eine Kiste, legen die Wegwerf-Kandidaten dort ab und stellen sich einen Termin in den Kalender. Vielleicht in vier oder in acht Wochen. Wenn Sie bis zu diesem Termin nichts aus der Kiste vermisst haben, können Sie den gesamten Inhalt guten Gewissens entsorgen.

Wenn Sie Ihren physischen Schreibtisch aufgeräumt haben und schon so richtig im Flow sind, könnten Sie sich auch gleich noch Ihrem digitalen Schreibtisch zuwenden. Meist sehen die Monitore von Arbeitsrechnern ja sehr wüst aus. Der Desktop wird gerne als Zwischenablage verwendet. Oft wird aus der Zwischenablage aber eine Dauerlösung, was zu einer Vermüllung des Desktops führt. Die Auswirkungen eines chaotischen Desktops sind fast dieselben wie die eines chaotischen Schreibtischs. Darum sollten Sie sich die Zeit nehmen und einen besseren Speicherplatz für Ihre Dateien finden.

Überlegen Sie sich zunächst eine passende Ordnerstruktur. Aus Usability-Gründen empfiehlt es sich, sich auf eine sieben-Ordner-Struktur zu beschränken (noch besser wären fünf, aber ich gebe zu: Das ist wirklich etwas knapp). Das ist übersichtlich und lässt sich auch im stressigen Arbeitsalltag gut handhaben. Idealerweise beschränken Sie die Struktur zusätzlich auf drei Ebenen in die Tiefe. So können Sie immer mit wenigen Klicks ans Ziel gelangen.

Überlegen Sie sich gut, wie Sie diese Struktur aufbauen wollen und verwenden Sie für die Ordner und Dateien möglichst sprechende Titel. Komplizierte Zahlencodes oder Abkürzungen werden Ihnen in Zukunft den Spaß und die Arbeit verderben. Der Desktop ist übrigens eigentlich kein Speicherort. Legen Sie die Dateien daher besser richtig auf der Festplatte ab und erstellen Verknüpfungen der Ordner und Dateien auf Ihren Desktop.

Um Ihren Desktop auch dauerhaft frei von Datenmüll zu halten, könnten Sie sich ein schönes Motiv als Hintergrundbild einrichten. Vielleicht ein Bild Ihrer Lieben oder eine schöne Erinnerung aus Ihrem letzten Urlaub. Das wird Ihre Laune verbessern und Sie wollen dieses schöne Bild sicherlich nicht mit dutzenden Dateien überlagern.

Aber Obacht! Übertreiben Sie es nicht mit der Ordnung! Erhalten Sie sich ein überschaubares Maß an Chaos, denn das ist wichtig für Ihre kreative Seite.

Haben Sie sich erstmal durchgerungen und Ihren Schreibtisch und Computer aufgeräumt, werden Sie schon bald von den positiven Verbesserungen profitieren. Ordnung am Arbeitsplatz hat für ein effektives Arbeiten ein sehr hohe Priorität. Sie schafft zunächst den nötigen Überblick, den Sie für Ihre volle Arbeitsleistung benötigen. Dadurch steigern Sie Ihre Motivation und können auch herausfordernde Aufgaben mit voller Energie angehen.

Versuchen Sie zukünftig die neue Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz zu bewahren. Nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten, um den Schreibtisch zu ordnen und zu leeren. Jeden Abend „reinen Tisch“ zu machen, kann Ihnen helfen die Teamfähigkeit zu steigern und kostenminimierend zu arbeiten. All das kann obendrein Ihr Stresslevel reduzieren und sich positiv auf Ihre Gesundheit auswirken.

Und haben Sie sich schon überlegt, welcher Typ Sie in zukunft sein wollen? Weiterhin der Chaot, oder vielleicht doch lieber der Ordentliche. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Wer die Welt in Ordnung bringen will, gehe zuerst durchs eigene Haus.

Chinesisches Sprichwort